【仕事が遅い】は解決できる
僕／私が「仕事ができない」と悩む理由の代表が「仕事が遅い」です。
これは、「待っている人がいる」とか「全体の進捗を止めている」といった、他の人に与える影響もありますし、「帰宅が遅くなる」「いつも仕事が溜まっている」といった、自分への負担に直結するので、自覚しやすいぶん、陥りやすい悩みでもあります。
私も、まさに今現在も「仕事の遅さ」に悩んでいますが、日々解決、改善に取り組んでいます。
一緒に頑張りましょう。
まず大事なことが２つあります。
１つは、これは「能力」の問題でも「性格」の問題でもなく、「やり方」「仕組み」の問題だということです。
もう１つは、悩みつつも考え、調べ、この記事を読んでいる時点で、「問題の自覚」「解決を求め、一歩を踏み出していること」は達成しているということです。素晴らしい！
では、本題に入りましょう。
「仕事が遅い」はたくさんの層の上にある「現象」
「解決」と言っておきながら、すいません。
ちょっと整理しておきたいことは、「仕事が遅い」は色々な要因の複合的な結果であり、積み上がった色々な悩みの上にある「上層階」部分の悩みなので、「遅くなっちゃう理由」を紐解いていく必要があります。
今回は「スピード感」に注目して、３つの課題の解決を図りたいと思います。この３つです。
- 取り掛かりが遅い
- 集中するまでが遅い
- 作業スピードが遅い
では１つずつ。
取り掛かりが遅い
取り掛かりが遅いと、作業に充てられる時間が減ってしまいます。
そうすると、追加の作業が生じた時に「今日中」に片付かなかったり、もともと予定していた作業に手が回らなかったりして、雪だるま式に「仕事がたまるサイクル」に陥りがちです。
例えば、１本の電話（取引先に電話をして物品を調達するとか、打ち合わせの日程を調整するとか）をするとして、電話の結論次第では、やり取りをする部署や人が増えていったり、買っておかないといけない物品が生じたり、上司に許可を得ないといけなかったり、追加のタスクが生じる可能性があるのですが、そこら辺を甘く見積もって「午後でもいいよね」とか考えると、その日のうちに完結しない、仕事がたまる、という経過を辿ります。
取り掛かりが遅くなる理由は、大体の場合…
- 「やることがたくさんあって何からやったらいいかわからない」
- 「具体的な作業内容、手順がわからない」
- 「なんだか面倒でやる気が出ない」
という要素で構成されます。
なので、１つずつ潰していきますと、おおよそこんな流れになります。
- 「期限が迫っているもの」か「誰か他の人に影響が及ぶことであって、短時間（３０分以内程度）で終わるもの」を選ぶ。
- マニュアル、過去の資料（文書作成や資料作成であれば過去のデータ）を探す。真似てもいいし、上書きしていってもいい。これからやる作業をなるべく細かく具体的にしてリスト化する。視覚化できればなおよし。
- 自分の「スタートボタン」を決め、手をつける。コーヒーを少量あおって、「やるか」と呟いてみるとか。自ら何らかの行動（筋肉運動）を起こすことが大事。
優先順位を決め、手順を確認し、とにかく始める、という流れです。
「誰か他の人に影響が及ぶことであって、短時間（３０分以内程度）で終わるもの」が入っているのは、全くやる気が出ないときでも、手をつけやすいタスクだからです。
次に「手はつけたものの、気分がのりません」という場合にいきます。
集中するまでが遅い
集中力は、仕事のスピードにすごく影響します。
事務作業でも、お客さまへの対応でも、「これだけ」に集中していると、思考も冴えるし、能率が上がってスススっといけたりしますね。
集中できないのは、今やると決めた作業以外のことが頭をよぎったり、他の「自分的には、こっちの方が大事なんだ」ということに思考を持っていかれてしまうからです。
これも、だいたい３パターンです。
- 「作業を中断させてくる『タスクのあいだ入り』が生じて邪魔される」
- 「心配事や不安なことがあり、集中しようにも思考が持っていかれてしまう」
- 「仕事以外のことが気になってしまう」
これらは、外的要因がけっこうあるので100%の対処はないのかもしれませんが、できるだけ「邪魔」が入らないような工夫はできます。
- 「タスクのあいだ入り」が起こりにくい時間を作る。おすすめは「早めの出勤」。
- 「心配事や不安なこと」が今後に控えている業務（プレゼンとか営業訪問とか苦手な相手との面談とか）なのであれば、「今は空いている時間だから、他のことも片付けよう」ではなくて「今後に控えている心配な業務の確認、資料の推敲、質の向上」に時間をあててしまう。
- 親の健康状態とか、恋人・配偶者との関係の問題とか、個人的なことでも重大なことなのであれば集中できないのは仕方がない。プライベートを大事にしながら、雨が止むのを待つのが吉。「今ハマっているゲームの作戦を練ってしまう」とか「株価の動向が気になる」とか「ブログの構成を仕事中でも考えてしまう」とかなら、ちょっと待て。お金の「予算計画」を考えるように、一日２４時間の「配分計画」を考えましょう。また、今日中にやる業務をリスト化したり、「定時に帰るには」から逆算した計画を立てたりして、「脳内に境界線を引く」イメージで、作業スペースを確保するよう努めてみましょう。自分を客観視することが肝心です。
自分の影響下の「外」のこともあるので、「できることをやる」というイメージです。
作業スピードが遅い
これは一見「能力の問題」に見えがちで、「他の人はできるのに、どうして自分は出来ないのだろう」と自己否定になりやすい部分です。
でも、同一の仕事をしている人は皆一様に、初めからできたわけではないし、「遅い」し「分からない」時期を経験して、時間とともに学んで、できるようになっているのです。
大雑把だけどほとんどの仕事に関して言えることは、毎日定時に出勤し、与えられたタスクを職場のノウハウやハウツーを見聞きしながら進めていれば、ある程度の作業能力は身に付きます。
要するに「時間の問題」です。
マルチタスクがこなせるとか、IT系のツールに強いとか、人によっての得意はあるとしても、中核的な問題ではないと思います。
工夫はこんな感じです。
- 人に聞く。
- 真似できるもの、パクれるものを探す。
- 考えながら作業するのではなく、考えたあとで作業する。
上の二つは重なる部分があるのですが、つまり「途中までできているもの」や「こんな感じで進めたらいいよ」と方向づけられているものを、人に聞くなり、探すなりして、そこからやるということです。
作業スピードとは、取り掛かりから提出までの時間の長さのことなので、「速く走る」という考え方もあるけど、「距離を縮める」というやり方もあるということです。
マルチタスクとかIT系ツールの強さは、「速く走る」能力の部分であることが多いと思いますので。
そして、「とりあえずやってみよう」「やりながら考えよう」は作業スピードが落ちる大きな理由です。
ある程度の知見や経験があって、何かに行き詰まってもすぐに第二第三のアイデアが出せるならまだしも、考えなしの「やってみよう」はあっという間に手が止まります。
上司や先輩が「とりあえずやってみ」と言うのは、「全く手付かずのゼロの状態では、改善点のアドバイスのしようもないから、とりあえず何か１枚持ってきて」という意味なので、「闇雲に始めなよ」と言っているわけじゃないんですね。
なので、「真似できるものを探す」「作業手順を考える」「その通りに手を動かす」という感じで、曖昧模糊なタスクを単純化して、シングルタスクの羅列にして、取り掛かるといいと思います。
まとめ
というわけで、【仕事が遅い】の解決について解説しました。
仕事が遅いとは、
- 取り掛かりが遅い
- 集中するまでが遅い
- 作業スピードが遅い
に分解でき、「１．取り掛かりが遅い」の対策としては、
- 「期限が迫っているもの」か「誰か他の人に影響が及ぶことであって、短時間（３０分以内程度）で終わるもの」を選ぶ。
- マニュアル、過去の資料（文書作成や資料作成であれば過去のデータ）を探す。真似てもいいし、上書きしていってもいい。これからやる作業をなるべく細かく具体的にしてリスト化する。視覚化できればなおよし。
- 自分の「スタートボタン」を決め、手をつける。コーヒーを少量あおって、「やるか」と呟いてみるとか。自ら何らかの行動（筋肉運動）を起こすことが大事。
「２．集中するまでが遅い」の対策としては、
- 「タスクのあいだ入り」が起こりにくい時間を作る。おすすめは「早めの出勤」。
- 「心配事や不安なこと」が今後に控えている業務（プレゼンとか営業訪問とか苦手な相手との面談とか）なのであれば、「今は空いている時間だから、他のことも片付けよう」ではなくて「今後に控えている心配な業務の確認、資料の推敲、質の向上」に時間をあててしまう。
- 親の健康状態とか、恋人・配偶者との関係の問題とか、個人的なことでも重大なことなのであれば集中できないのは仕方がない。プライベートを大事にしながら、雨が止むのを待つのが吉。「今ハマっているゲームの作戦を練ってしまう」とか「株価の動向が気になる」とか「ブログの構成を仕事中でも考えてしまう」とかなら、ちょっと待て。お金の「予算計画」を考えるように、一日２４時間の「配分計画」を考えましょう。また、今日中にやる業務をリスト化したり、「定時に帰るには」から逆算した計画を立てたりして、「脳内に境界線を引く」イメージで、作業スペースを確保するよう努めてみましょう。自分を客観視することが肝心です。
「３．作業スピードが遅い」の対策としては、
- 人に聞く。
- 真似できるもの、パクれるものを探す。
- 考えながら作業するのではなく、考えたあとで作業する。
といったことが考えられます。
以上、参考にしていただけると嬉しいです。
私も、自分に自信をなくし、自分が嫌になることはしょっちゅうです。
でも、今よりも半歩でも進めるなら、景色は少しずつ変わっていきますので、成長目指して一緒に頑張っていきましょう。
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